NÓI “KHÔNG” – CÁCH TỪ CHỐI YÊU CẦU MỘT CÁCH LỊCH SỰ

Bạn cảm thấy khó khăn khi phải từ chối yêu cầu từ người khác? Về lâu dài, điều này có thể gây ra khá nhiều phiền toái. Ví dụ, bạn cần nói “không” một cách thân thiện nhưng quyết đoán trong công việc. 

Đôi khi, cấp trên, đồng nghiệp hoặc khách hàng tìm đến chúng ta để nhờ một việc nào đó mà đáng ra chúng ta không bắt buộc phải làm. Chúng ta có thể chấp nhận những yêu cầu đó như một phép lịch sự. Nhưng điều đó tốn thời gian, thứ mà chúng ta thiếu cho chính công việc của mình. Đó là lý do tại sao chúng ta đôi khi phải nói “không”. Những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn từ chối một cách dễ dàng hơn.

Nói chung, hãy đưa ra lý do cho việc bạn từ chối

Lời nói “không” thường được chấp nhận dễ dàng hơn khi người đưa ra đề nghị hiểu được lý do cho việc đó. Ngay cả với bạn thì việc nói “không” với ai đó cũng dễ dàng hơn khi bạn hiểu rõ lý do tại sao mình từ chối. Quan trọng nhất là có một lý do, chứ không phải sức thuyết phục của lý do bạn đưa ra.  

Ví dụ: 

Ngay sau những lời giải thích này có thể có một khoảng lặng vì đối phương chưa tính đến những câu trả lời như trên của bạn. Hãy chịu đựng nó trong một vài giây, đừng nói gì cả. Bởi nếu không, bạn thường sẽ rút lại lời nói “không” của mình. Sau lời từ chối của bạn, giờ đến lượt đối phương phản ứng. 

Chuẩn bị để nói “không” 

Hãy chuẩn bị sẵn sàng cho những tình huống khi sếp, đồng nghiệp hoặc khách hàng yêu cầu bạn điều gì đó mà bạn không thể hoặc không muốn làm. Viết nguyên văn các câu trả lời này theo cách bạn định nói và giữ các câu trả lời ở mức thuận tiện. Bạn có thể tham khảo ba ví dụ trên về cách từ chối.

Một số người gặp khó khăn khi từ chối yêu cầu người khác vì họ nghĩ điều này sẽ làm tổn thương đối phương. Ngay cả khi họ muốn nói “không” và đã quyết tâm làm như vậy, họ thực sự không thể nói điều đó vào một thời điểm quan trọng. Thay vào đó, họ lảng tránh, nhượng bộ – và cuối cùng, lại quyết định nói “có” với đối phương. Kết quả: họ tức giận với chính mình. Đó là lý do tại sao bạn nên viết sẵn những câu trả lời “không” của mình.

Tập cách nói “không” 

Ngay cả khi đã viết sẵn lời từ chối, nhiều người vẫn cảm thấy khó khăn khi phải nói “không” trong những tình huống cụ thể. Do đó, hãy luyện tập ở nhà: Nói to câu trả lời “không” nhiều lần trước gương hoặc nói điều đó với người yêu hoặc bạn bè của bạn. Những thứ làm ta cảm thấy khó khăn thì cần thường xuyên được rèn luyện.

Đồng ý có điều kiện và yêu cầu sự đáp trả

Nếu bạn vẫn cảm thấy khó khăn khi từ chối thì ít nhất hãy đặt ra thêm điều kiện hoặc yêu cầu đối phương đáp lại điều gì đó. Điều này cũng áp dụng trong trường hợp bạn hoàn toàn có thể từ chối điều gì đó trên lý thuyết, nhưng điều đó có thể mang tới bất lợi. Nếu bạn từ chối cấp trên hết lần này đến lần khác, ấn tượng của họ về bạn chắc chắn sẽ không tốt. Bất cứ ai luôn chọn cách “từ chối khéo” một nữ đồng nghiệp sẽ không được phép ngạc nhiên khi cô ấy chọn cách hành xử tương tự khi bạn cần sự giúp đỡ của cô ấy.

Đó là lý do ta có thể chấp nhận yêu cầu của đối phương khi có sự đáp lại. Bạn có thể cân nhắc những cách diễn đạt sau đây. 

Một số ví dụ về cách đồng ý có điều kiện

• “Tôi có thể hoàn thành việc này cho ngài, nhưng trong hôm nay và ngày mai thì không thể. Ngày kia ngài sẽ nhận được nó trên bàn làm việc.”
• “Tôi có thể nhận nhiệm vụ này thay bạn. Tuy nhiên, trong lúc này tôi vẫn phải hoàn thành XY. Vì vậy, hãy thảo luận về nó một lần nữa vào thứ hai nhé?”

Yêu cầu sự đáp trả

• “Tôi sẽ nhận công việc này thay ngài. Hiện tại, có ba đầu việc khác cần hoàn thành. Ngài có thể cho tôi biết hiện tại công việc nào quan trọng hơn với ngài không?”
• “Tôi có thể làm công việc này cho bạn. Tuần sau bạn thay mặt tôi tham gia cuộc họp nhé? ”

Đề xuất giải pháp thay thế

Một cách khác của việc nói “không” là đưa ra các lựa chọn thay thế. Nó dễ dàng hơn rất nhiều so với việc từ chối. Câu trả lời này thường được đối phương chấp nhận dễ dàng hơn. Hãy suy nghĩ về các lựa chọn thay thế mà bạn có thể sử dụng để đáp ứng yêu cầu, nhưng điều đó không có nghĩa là bất kỳ công việc bổ sung nào đáng kể cho bạn.

Ví dụ:

Nói “không” có nghĩa là thiết lập các ưu tiên

Nói không là một hình thức đặc biệt của việc thiết lập ưu tiên. Bạn xác định điều gì là thực sự quan trọng đối với bạn. Nếu bạn trả lời “có” cho mọi yêu cầu thì những người khác sẽ đặt ưu tiên của họ cho bạn – điều thường gây bất lợi cho bạn. Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ không hoàn thành nhiệm vụ của mình và vì thế, cảm thấy căng thẳng.

Lưu ý: Tông giọng là đặc biệt quan trọng khi phải nói “không”. Hãy cố gắng giữ cho lời từ chối bám sát vấn đề, tỏ ra tôn trọng và thân thiện – nhưng cũng phải kiên quyết. Nó không phải là từ chối người đối thoại, mà là từ chối một vấn đề hoặc một yêu cầu.

Nếu bạn đã học được cách nói “không”, cũng đừng nên từ chối mọi lời thỉnh cầu. Nếu lịch trình của bạn cho phép, bạn không có việc gì quan trọng hơn phải làm và bạn muốn giúp đỡ đồng nghiệp của mình, bạn cũng có thể đồng ý. Khi đó, bạn cần thật sự thoải mái với việc nói “có” và không được hối hận về việc đó. 

Bài viết gốc: “Nein sagen – So schlagen Sie Bitten freundlich ab”

Chuyển dịch: Hương Giang

Minh họa: Huyền Kiu